Учёт задач и времени для фрилансера: простая система для клиентов, дедлайнов и цен
Фрилансер — сам себе проектный менеджер, аккаунт и бухгалтер. Риск не в нехватке инструментов, а в том, что их пять и ни один не обновляется. Хорошая система для фриланса маленькая: одно место для клиентской работы, одно — для личных приоритетов и данные о времени, по которым видно, адекватны ли ваши цены.
- Одна доска для всех клиентов, имя клиента на каждой карточке.
- Личная матрица для администрирования, продаж и жизни.
- Время по задачам — единственная честная основа для цены.
- Час на администрирование в неделю: счета, напоминания, новые заказы.
Доска для клиентов
Четыре колонки: Назначено, В работе, На проверке (у клиента), Выполнено. У фрилансера «На проверке» обычно значит ждём клиента — и полезно видеть, сколько карточек там висит.
- Название: «Клиент — результат».
- Реальный срок на каждой карточке.
- ТЗ и файлы во вложениях, чтобы не искать по почте и мессенджерам.
Личные приоритеты
Не всё — клиентская работа: счета, налоги, продвижение себя, обучение, жизнь. Держите это в отдельной матрице Эйзенхауэра, чтобы не терялось за клиентскими сроками. Квадрант «Запланировать» — поднять цены, обновить портфолио — это то, где растёт фриланс-карьера.
В Teamflows можно работать «командой из одного человека»: клиентская работа на доске, личные дела в матрице «Мои задачи», таймер в каждой задаче.
Время по задачам и цены
Считайте время на каждую клиентскую задачу, включая переписку и правки. Через месяц посчитайте эффективную ставку по каждому клиенту: гонорар ÷ часы. Многие фрилансеры обнаруживают, что «лучший» клиент хорошо платит за проект, но ужасно — за час, если учесть созвоны и правки.
Что делать с данными:
- Считать фиксированную цену по тому, сколько реально заняли похожие проекты.
- Ограничивать правки там, где они съедают маржу.
- Поднимать ставку клиентам ниже вашей целевой почасовой.
Подробнее — в статье оценка задач: план и факт.
Час администрирования в неделю
Раз в неделю заблокируйте час:
- Выставить счета, напомнить о неоплаченных.
- Пройтись по доске: что ждёт клиентов? Напомнить.
- Проверить входящие заказы и заявки.
- Выбрать три главные задачи на следующую неделю.
Когда появляются партнёры
Пригласите коллег-фрилансеров в ту же команду исполнителями, назначайте им карточки — пусть считают время. Вы увидите их часы по задачам без таблиц, что полезно и для расчёта цены, и для честной оплаты.
Частые вопросы
Какой сервис выбрать фрилансеру для задач?
Самый простой из тех, что вы будете обновлять. Канбан-доска со встроенным таймером закрывает почти всё; Teamflows бесплатен и подходит для одного человека.
Нужно ли считать время на проектах с фиксированной ценой?
Да. Счёт не изменится, но данные покажут, правильной ли была цена и как считать следующую.
Как вести несколько клиентов одновременно?
Одна доска на всех, имя клиента в карточке и еженедельный обзор. Отдельные доски на клиентов мешают видеть общую загрузку.
Как бороться с «а можно ещё…»?
Прописать результат и число кругов правок в договоре, каждую доп. просьбу — отдельной карточкой с учётом времени, и показать клиенту цифры.
Мы делаем Teamflows — бесплатную канбан-доску с таймером внутри каждой задачи — и каждый день ведём в нём десятки клиентских проектов студии Digital Plus. Статьи блога основаны на этой практике. Вопросы и уточнения: mail@dp8.kz