Как правильно поставить задачу сотруднику: шаблон, который избавляет от переделок
Большинство переделок происходят не из-за плохой работы, а из-за плохо поставленной задачи. «Поправить сайт» может означать опечатку, а может — редизайн. Понятная задача требует лишних двух минут на формулировку и экономит часы на уточнениях. Разбираем, из чего она состоит, и даём шаблон.
- Название начинается с глагола и называет результат: «Написать 3 письма онбординга».
- Критерии готовности — как поймём, что сделано.
- Контекст — зачем это нужно, плюс ссылки и файлы.
- Один исполнитель, реальный срок и размер от часа до двух дней.
Из чего состоит хорошая задача
| Элемент | Плохо | Хорошо |
|---|---|---|
| Название | «Онбординг» | «Написать 3 письма онбординга для пользователей пробного периода» |
| Зачем | — | «Пользователи уходят на 2-й день — хотим раньше показать главную функцию» |
| Готово, когда | — | «3 письма в общем документе, согласованы с Марией» |
| Ресурсы | — | «Гайд по тону бренда, список функций, прошлые письма (ссылки)» |
| Исполнитель | «Маркетинг» | «Анна» |
| Срок | «Срочно» | «Четверг, 15:00» |
Шаблон
Название: [глагол] + [результат]
Зачем: одно предложение о цели
Готово, когда: 1–3 проверяемых критерия
Ресурсы: ссылки, файлы, контакты
Исполнитель: один человек
Срок: дата (и время, если важно)
Свобода: реши сам / предложи варианты / согласуй перед отправкой
Скопируйте в описание задачи и заполните. Занимает около двух минут.
Пять правил
- Сначала глагол. «Сделать», «Написать», «Исправить», «Позвонить». Существительное — это тема, а не задача.
- Один результат на задачу. Если в критериях готовности есть «и», подумайте о двух задачах.
- Размер. От часа до двух дней. Большие задачи прячут неизвестное — разбивайте.
- Только реальные сроки. «Срочно» — не дата. Фиктивные сроки учат игнорировать все сроки.
- Контекст важнее инструкций. Объясните цель и дайте исполнителю выбрать путь — если путь не критичен.
До и после
До: «Баги на сайте» После: «Исправить: кнопка оформления заказа не реагирует в Safari на iPhone». Готово, когда: проверено на iPhone 13+ в Safari, приложена запись экрана.
До: «Презентация клиенту» После: «Подготовить презентацию на 10 слайдов для кампании Acme на IV квартал». Готово, когда: слайды в общей папке, согласованы с аккаунт-менеджером к среде.
Где должны жить задачи
На командной доске, а не в мессенджере. В Teamflows в карточке есть название, описание, один исполнитель, срок, вложения, комментарии и таймер — потом можно сравнить факт с оценкой. Как устроить доску — в статье как создать канбан-доску, как передавать работу — в статье как делегировать задачи.
Частые вопросы
Насколько подробным должно быть описание задачи?
Настолько, чтобы человек, не бывший на встрече, сделал правильный результат. Минимум — цель, критерии готовности и срок.
Нужна ли в задаче оценка времени?
Полезна. Грубая оценка в часах, которую потом сравнивают с фактом, улучшает планирование. См. оценка задач: план и факт.
Что делать, если руководителю самому неясна задача?
Значит, она не готова. Сначала поставьте задачу поменьше: «Изучить варианты X и предложить два подхода».
Кто должен формулировать задачу?
Тот, кому нужен результат. Но исполнитель должен прочитать её и задать вопросы до начала работы.
Мы делаем Teamflows — бесплатную канбан-доску с таймером внутри каждой задачи — и каждый день ведём в нём десятки клиентских проектов студии Digital Plus. Статьи блога основаны на этой практике. Вопросы и уточнения: mail@dp8.kz