Учёт часов по проектам: как студии и агентству понять реальную маржу клиента
В агентстве время — это склад. Каждый час на клиента либо выставляется в счёт, либо укладывается в фиксированную цену, либо тихо съедает маржу. Большинство небольших студий знают выручку по каждому клиенту до тенге, но очень смутно представляют, сколько часов за ней стоит. Простая система учёта по задачам это исправляет — и не превращает команду в заполнятелей табелей.
- Считайте время по задаче и по клиенту, в момент работы, а не по памяти в пятницу.
- Разделяйте почасовую, фиксированную и внутреннюю работу, чтобы видеть реальную маржу.
- Следите за правками и коммуникацией: именно там фиксированные проекты теряют деньги.
- Считайте цену нового проекта по своей истории, а не на глаз.
Мы сами — студия: Digital Plus с 2017 года делает сайты, приложения и системы для клиентов. Описанная схема — та, по которой мы работаем.
Почему студии теряют учёт времени
- Фиксированная цена прячет перерасход: счёт одинаковый, заняла работа 20 часов или 40.
- Мелкие просьбы («поправьте буквально одну штуку») кажутся не стоящими учёта — и складываются в дни.
- Коммуникация — созвоны, переписка, сбор правок — почти никогда не попадает в табель.
- Табели в пятницу — это оценки, а не учёт.
Система
1. Одна карточка — один результат
На доске каждая карточка — один результат для одного клиента: «Acme — дизайн первого экрана», «Acme — правки, круг 2». Имя клиента в начале, чтобы группировать с первого взгляда.
2. Таймер в каждой карточке
Запустили, когда начали; пауза, когда переключились; стоп, когда отправили на проверку. В Teamflows таймер встроен в каждую задачу и виден на доске, пока идёт.
3. Пометьте тип работы
| Метка | Что значит | Пример |
|---|---|---|
| Почасовая | Выставляется клиенту по часам | Доп. работы вне ТЗ |
| Фикс | Входит в проект с фиксированной ценой | Дизайн главной в пакете «сайт» |
| Внутренняя | Никому не выставляется | КП, портфолио, администрирование |
4. Сделайте коммуникацию видимой
Каждую неделю заводите по одной карточке на клиента: «Acme — созвоны и переписка». Считайте время там. Одна эта привычка обычно показывает, какие клиенты стоят гораздо больше, чем платят.
Ежемесячный разбор: три цифры по клиенту
- Часы (все типы).
- Выручка за месяц.
- Эффективная ставка = выручка ÷ часы.
Отсортируйте клиентов по эффективной ставке. Внизу списка — те, с кем нужно пересматривать объём, ограничивать правки или поднимать цену. Вверху — те, кого хочется больше.
Цена следующего проекта
Когда приходит похожий проект, посмотрите на три последних: сколько часов они заняли вместе с правками и коммуникацией? Считайте цену от этой цифры плюс запас. Со временем ваши КП перестанут быть догадками, а команда — работать бесплатно по выходным. Метод подробно — в статье оценка задач: план и факт, организация работы — в статье управление задачами в агентстве.
Частые вопросы
Нужно ли дизайнерам и разработчикам считать каждую минуту?
Нет. Считайте задачи с точностью до нескольких минут, а мелочи объединяйте в дневные или недельные карточки. Регулярность важнее точности.
Нужен ли отдельный тайм-трекер для выставления счетов?
Если вы выставляете счета по часам и нужны подробные выгрузки — отдельный трекер может помочь. Если главная цель — видеть маржу и точнее считать КП, хватит доски со встроенным таймером.
Как быть с проектами по фиксированной цене?
Считать так же. Счёт не изменится, но часы покажут, правильной ли была цена.
Как приучить команду вести учёт?
Объясните, что цель — честная цена и меньше бесплатных переработок, а не слежка. Подробнее — в статье контроль сотрудников без слежки.
Мы делаем Teamflows — бесплатную канбан-доску с таймером внутри каждой задачи — и каждый день ведём в нём десятки клиентских проектов студии Digital Plus. Статьи блога основаны на этой практике. Вопросы и уточнения: mail@dp8.kz