Управление задачами в агентстве и студии: как вести клиентов, правки и сроки
Агентство живёт в режиме многозадачности по определению: несколько клиентов, у каждого свои сроки, правки приходят в любое время, а менеджер пытается удержать всё в голове и в десятке чатов. Мы — студия Digital Plus, с 2017 года делаем сайты, приложения и рекламу для клиентов, — и Teamflows вырос именно из этой боли. Вот схема, которая у нас работает.
- Одна карточка — один результат для одного клиента, имя клиента в начале названия.
- Выделяйте ожидание клиента отдельно — это главная причина сорванных сроков.
- Ограничивайте круги правок в договоре и фиксируйте каждый круг отдельной карточкой.
- Считайте время по задачам, чтобы видеть реальную маржу клиента.
Как устроить доску
Для небольшого агентства удобнее одна доска на команду, а не на каждого клиента — так видна общая загрузка. Колонки:
| Колонка | Что в ней |
|---|---|
| Назначено | Задача с исполнителем и сроком |
| В работе | Идёт работа, запущен таймер |
| На проверке | Внутренняя проверка — арт-директор, тимлид |
| Выполнено | Принято внутри и отправлено клиенту |
Ожидание ответа клиента удобно отмечать в комментарии к карточке с датой: «Отправили клиенту 22.09, ждём правки». Если таких карточек много — это сигнал разговаривать с клиентом о сроках согласования.
Правила карточек
- Название: «Клиент — результат». «Acme — баннеры для запуска, 3 размера».
- Один исполнитель. Дизайн и вёрстка — две карточки.
- Срок — внутренний, с запасом на проверку и отправку.
- Бриф и файлы — в описании и вложениях, а не в переписке.
Правки
Правки — место, где агентства теряют больше всего денег и нервов.
- Лимит кругов правок в договоре: например, два круга входят в цену, дальше — по часам.
- Каждый круг — отдельная карточка: «Acme — правки, круг 2». Так видно, сколько кругов было и сколько времени они заняли.
- Правки — одним списком. Просите клиента присылать все замечания разом, а не по одному в течение дня.
Учёт времени
Таймер в каждой карточке показывает, сколько на самом деле стоит клиент. Раз в месяц считайте эффективную ставку: выручка ÷ часы. Клиенты внизу списка — кандидаты на пересмотр объёма или цены. Подробно — в статье учёт часов по проектам.
В Teamflows таймер встроен в каждую задачу и виден на доске, пока идёт, — менеджер видит, над чем работает команда, не отвлекая людей вопросами.
Еженедельный ритм
- Понедельник, 30 минут — планёрка по доске: что сдаём на неделе, что ждёт клиента, кто перегружен. Шаблон — в статье планёрка на 30 минут.
- Ежедневно — письменные апдейты в комментариях к карточкам.
- Пятница, 10 минут — что ушло клиентам, что переносим.
Частые вопросы
Одна доска на агентство или на каждого клиента?
Для команды до 15 человек обычно лучше одна доска с именем клиента в карточке — видна общая загрузка. При большом количестве клиентов и отдельных командах — по доске на направление.
Как пускать клиента в таск-менеджер?
Осторожно. Часто лучше отправлять клиенту результаты и отчёты, а внутреннюю кухню — обсуждения, оценки, время — держать внутри.
Как бороться с бесконечными правками?
Лимит кругов в договоре, каждый круг — отдельная карточка с учётом времени, и правки одним списком. Цифры по времени помогают аргументированно говорить о доплате.
Какой сервис подойдёт небольшому агентству?
Тот, где есть доска, исполнитель, сроки, комментарии и учёт времени без лишней настройки. Teamflows закрывает эти задачи бесплатно и без лимита участников.
Мы делаем Teamflows — бесплатную канбан-доску с таймером внутри каждой задачи — и каждый день ведём в нём десятки клиентских проектов студии Digital Plus. Статьи блога основаны на этой практике. Вопросы и уточнения: mail@dp8.kz